Eventos: a tecnologia e as emoções como aliados estratégicos 5p83y

POR VANESSA MARTIN

Já estamos quase na metade de 2025, mas estas e outras perguntas sempre vêm:

Como serão os próximos 365 dias?

Ou como serão os próximos anos?

Como estar mais preparado?

As previsões que eu li até agora de experts de diversas áreas, incluindo a de eventos, são praticamente unânimes em apontar a tecnologia como um dos mais relevantes vetores que movimentará o mundo. Esta também é a minha análise e opinião.

Mas preciso destacar, mais uma vez, que a tecnologia é ferramenta e meio, não o fim. Observar e atentar para isso fará toda diferença nas suas escolhas profissionais e pessoais daqui para diante.

Assim, continue a colocar o participante na frente de todas as decisões e motivações para o event design. Somente a partir daí é que a tecnologia e as infinitas aplicações e usos podem ser escolhidos com assertividade. E, acredite, não faltarão opções.

A força da IA – Inteligência artificial

Oferecer ferramentas que automatizem tarefas e funções, fornecendo agilidade, rapidez e resultados de qualidade! Este é o segredo por trás do uso exponencial de soluções com IA pelo mundo todo.

Para o mercado de eventos, a sua importância vem na maior produtividade e redução do tempo gasto em atividades diárias diversas, especialmente as repetitivas. Seja como pesquisas, busca por ideias criatividade, produção de conteúdo, fotos, vídeos, apresentações etc.

Deve permanecer a dramática queda de redução de tempo entre demanda e entrega de projetos, puxando fortemente a busca pela eficiência e rapidez na criação e no operacional. Isso significa que você continuará a ser muito cobrado pelos clientes a entregar cada vez mais cedo os projetos e com eventos engajadores e inovadores.

Este é um dos fatores pelo qual as opções envolvendo IA, em especial a IA Gen (IA Generativa) já estão presentes em todas as fases do evento (pré, durante e pós) e atendem a todas as demandas do organizador de evento nas inúmeras atividades necessárias para a criação, pesquisa, planejamento, promoção, produção e avaliação do evento.

Como já dito, a economia de tempo, a redução de custos e melhoria exponencial da produtividade explicam por que cada um de nós tem a obrigação de olhar para estas ferramentas com outro olhar e nos dedicarmos constantemente a aprender cada vez mais sobre as potencialidades e sobre as ferramentas disponíveis.

Conexões com significado e personalização

Todas as pesquisas continuam a apontar para as mais importantes prioridades dele: networking de qualidade e conteúdo diferenciado e personalizado. Neste último, é aquele que não está disponível, quer no conteúdo ou na forma como é apresentado, incluindo aqui o envolvimento com o palestrante que só o evento presencial pode oferecer.

Por isso, eventos com propósito e networking e com conexões mais significativas são buscados por todos os clientes, seja em reuniões pessoais e intimista como casamentos e aniversários, seja no mundo corporativo, cultural etc.

Estas conexões am pela compreensão e valorização de preferências e necessidades de cada participante e, consequentemente, pela personalização de serviços e produtos oferecidos e o acompanhamento o tempo todo e on time das reações dele. E a qualidade das informações e este follow up individualizado só é possível usando ferramentas adequadas que consigam entregar a qualidade esperada.

A IA é o seu parceiro mais essencial para isso e para as outras necessidades suas e dos demais stakeholders do seu evento. Para saber mais sobre opções e uso de IA, o o link da Allie Miller no final deste artigo.

Vale ressaltar que a forma mais desejada de conexão, tanto pelas marcas quanto pelos participantes, é a de fazer parte de comunidade ativa, relevante e perene.

Por isso, este assunto também precisa estar no seu radar e entre seus principais objetivos em 2025. Além das entregas relacionadas diretamente ao evento, é o melhor fio condutor para transformar um evento pontual (online ou digital) em interações com seu público-alvo o ano todo.

O engajamento fica ainda mais desejado

Você sabe que o networking é um dos formatos de engajamento em eventos. É claro que há milhares de outras formas e ferramentas para conseguir chamar a atenção e envolver o participante e as mais eficientes são as criadas para evocar emoções e significado.

Você poderá ter resultados extraordinários com o estímulo na cocriação e na “coopetição”. E não foi erro de digitação. Estamos falando de competição colaborativa, onde todos se envolvem para criar algo melhor. Interessante o conceito, não acha?

Encontrar o melhor engajamento e o mais adequado ao evento, ao momento e público reside a expertise do profissional de eventos, seja em cardápios e estações de comida personalizáveis, espaços de bem-estar, espaços exclusivos, storytelling e tantas outras opções.

A importância dos dados

Como você lida com os dados obtidos? Ou melhor ainda, qual é o seu posicionamento profissional quanto a este assunto?

Sem medição, não há dados. Sem dados, não há gestão. Sem gestão, não há sucesso possível.

Esta é uma das resoluções pessoais fundamentais daqui pra frente: saber usar o potencial que o data driven event (o evento movido a dados) oferece.  Lembrando você que se tem algo que a tecnologia disponibiliza é muitos, muitos dados. Aqui, mais uma vez, a IA é indispensável para ajudar você a buscar, destrinchar e analisá-los.

E, como diz Kumar Kunal Singh “os dados são o novo petróleo e, mais precisamente, os dados comportamentais dos participantes”.

O life long learning veio para ficar

Com tamanho volume de novos conhecimentos e habilidades sendo necessários a todo instante, o aprendizado precisa estar gravado no seu DNA. Nunca foi tão importante seguir aqueles influenciadores que instigam e agregam de verdade, buscar leitura diferenciada e fazer cursos de qualidade de curta e longa duração.

Afinal, conteúdo não falta, mas aquele que é relevante e que adiciona muito valor, precisa ser buscado constantemente por todo profissional de eventos de sucesso

A força dos novos formatos

Não fique desconfortável com mudanças e novidades. Há sempre inúmeras oportunidades envolvidas neste processo. Como a duração reduzida e os novos formatos de eventos que estão surgindo para se adequar à rapidez com que tudo acontece e ao tempo que se torna escasso e insuficiente para tudo que precisamos fazer.

A valorização dos soft skills

Na Era da Tecnologia e da IA, as competências transversais mais procuradas pelas empresas são a resiliência e inteligência emocional; a adaptabilidade, o pensamento crítico e a criatividade aplicada à resolução. No mercado de eventos elas e tornam essenciais para entender o cenário como um todo e tomar decisões assertivas e ágeis.

Conclusão

Eu estou animada com as possibilidades agora e daqui para frente. E isso não quer dizer que faltarão desafios.

Estudos internacionais mostram previsão de aumento nos orçamentos em eventos, exatamente pela experiência que só eles conseguem oferecer. Com tanta tecnologia nos rodeando, o calor humano se torna essencial e necessário. E para que seu evento se destaque a excelência e inovação são itens inegociáveis.

E é desta forma que poderemos avançar, encarando os desafios e conseguindo sucesso: avaliando os erros e acertos e definindo o rumo a seguir com clareza no cenário e objetivos desejados.

Vamos juntos?!!

PARA SABER MAIS

• Martin, Vanessa e Lisboa, Robson. O evento do século 21, volume 1 e 2. https://www.editorareflexao.com.br/loja/busca.php?loja=959604&palavra_busca=Robson+Lisboa
• Positive predictions para 2025 –  https://staging.specialevents.com/professional-development/positive-predictions-for-2025-part-1-

MILLER, Allie. My entire 2024 AI recap (take a deep breath before reading)  https://aiwithallie.beehiiv.com/p/my-entire-2024-ai-recap

*Vanessa Martin é VP of Education da MPI Brazil. Ela ajuda profissionais e fornecedores de eventos a melhorar o seu desempenho através de conhecimento e dados que convertem insights em produtos e serviços de alta qualidade, num programa individual e personalizado de mentoring, consultoria e outros serviços.